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关于会议选址的问题

发布时间:2012-04-07 11:59:19 发布人:武汉度假网

    在公司会议前期准备工作中,会场的挑选是至关重要的工作,那会议筹划者就必须知道:会议选址至少应该顾及什么以及该怎么选?
  
    通常筹划者在从事会议规划时,都以"方便"--主席的方便以及与会者的方便,作为会议选址的依据。这样做并不妥当,因为"方便"只是会议选址的诸种考虑之一。会议选址至少应顾及下列七个条件:
 
    第一、会场必须有空档且可供使用。

    第二、会场必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有1.5米2的空间,才算理想。

    第三、必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长,所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服。不过,却不应该令与会者舒服到无心开会的地步。

    第四、必须拥有充足的照明及通风设备。  

    第五、必须能免于声音、电话、访客等干扰,以防与会者分心。

    第六、必须令主席及与会者大致方便。

    第七、成本必须在预算范围之内。

    在上面七个天条件之中,前四个可视为任何会议地点的必备条件,缺一不可,但后三个要素则往往因相互冲突而无法同时具备。例如:为节省开支及令与会者大致方便,筹划者将会议地点定在与会者办公室的附近。但是,由于会议地点太接近办公室,就会在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外,与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说,倘若为了令与会者专心开会,筹划者就将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远,不但令与会者感到不便,而且也令会议成本因而提高。
 
    很多公司的管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为:一般性的会议或是为时较短的会议,原则上应在与会者办公室附近召开,但是特别重要的会议或是为时较长的会议,则应选择远离与会者办公室的地方召开。还有就是有可能公司人数较多,公司没有足够的会场提供给员工开会,只能选附近的酒店会场或会议中心。

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