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预处理会议意外

发布时间:2012-04-18 09:44:42 发布人:武汉度假网

    一、会议场地可能会出现的意外情况有:因其他紧急安排,使预定的会议室无法按时提供;为参会人员预订的客房不足;会议场地的设备突然出现故障,如空调系统故障、网络系统故障等;停车场不足,等等。

    预处理方案:1、大型会议场地出现意外,最难处理,因为会议通知已经发出,大量参会人员已经汇集过来了,很难准备一个备选地点,因此,会议场地在选择时,一定要选择有信誉的地方,以降低出现意外事件的可能性。2、一旦出现意外,要能为大家及时提供备选场地,或者是备选日程安排。

    二、本次会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席,他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议,或者因为交通问题,而无法准时到达会议现场。

    预处理方案:1、为每个重要角色准备后备人选;2、会议前与他们联系,以确保无缺席情况出现,安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化;3、及时调整会议日程,例如增加提问时间,以应对某个发言人的缺席。4、组织者在参会时,要携带一些必要的备用品,如:白板、白板笔、胶片,等。

    三、会议时会议资料会资料可能会出现短缺;或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供;会议相关印刷品的供应商,可能无法按时将资料送达,等等。

    处理预案:1、要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所;2、会议组织者确保自己携带有原始稿件;3、如资料短缺一时无法解决,要及时向参会人员进行解释,并说明能够提供资料的时间或备选方法。

    四、会议室音像辅助设备如投影仪的灯泡突然不亮;电源不足;音响系统故障,等等。

    处理预案:1、在会议筹备时,一定要了解会议的音像辅助设备的状况,保障设备能够运转,确保能及时找到设备维护的人员或服务商,必要的情况下,要准备备选设备。

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